Oui, mais à trois conditions cumulatives : un compte professionnel couvert par un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD), une finalité déjà inscrite au registre des traitements, et une minimisation réelle des données envoyées. Le point que presque personne ne formule correctement : c'est votre entreprise qui est responsable de traitement, pas le fournisseur de l'IA. Et « ne pas entraîner sur vos données » n'est pas la même promesse que « ne pas conserver vos données » — ce sont deux clauses différentes du contrat.
- L'entreprise qui utilise l'IA est responsable de traitement ; le fournisseur du modèle n'est au mieux que sous-traitant (art. 4 et 28 du RGPD).
- 4 questions en 60 secondes suffisent à trancher avant chaque copier-coller — plus de la moitié des cas s'arrêtent à la question du type de compte.
- « Ne pas entraîner » ≠ « ne pas conserver » : deux clauses distinctes. Exigez une durée de rétention chiffrée, pas une promesse d'entraînement.
- La pseudonymisation débloque la grande majorité des usages, mais ne fait pas sortir du RGPD (avis EDPB 28/2024 du 17 décembre 2024).
- Depuis le 2 août 2026, le règlement (UE) 2024/1689 s'applique pleinement : son article 4 impose la maîtrise de l'IA au personnel, sans seuil d'effectif.
Qui est responsable quand un salarié colle une fiche client dans une IA ?
C'est la question qui décide de tout le reste, et la réponse surprend la plupart des dirigeants : ce n'est pas le fournisseur de l'IA, c'est vous. Dès lors que votre entreprise décide de traiter des données personnelles au moyen d'un outil d'IA générative, elle en détermine la finalité et les moyens : elle est responsable de traitement au sens de l'article 4 du RGPD. Le fournisseur du modèle n'est, au mieux, que sous-traitant au sens de l'article 28.
La conséquence pratique est brutale. Si un commercial colle dans un assistant la liste nominative de vos clients pour « faire un mail de relance plus vendeur », c'est votre entreprise qui devra justifier la base légale, l'information des personnes, la durée de conservation et, le cas échéant, le transfert hors Union européenne. Pas l'éditeur du modèle.
Les 4 questions qui décident, en 60 secondes
Voici la grille que nous utilisons pour trancher, avant chaque copier-coller, sans mobiliser un juriste. Les quatre questions se posent dans cet ordre : la première réponse bloquante arrête la séquence.
| # | Question | Si oui | Si non |
|---|---|---|---|
| 1 | La donnée permet-elle d'identifier une personne, même indirectement (nom, e-mail, téléphone, numéro de dossier, adresse IP) ? | Passer à la question 2 | Aucune contrainte RGPD : allez-y |
| 2 | Est-ce une donnée « sensible » au sens de l'article 9 (santé, opinions, syndicat, orientation sexuelle, biométrie) ou une donnée d'infraction (art. 10) ? | Stop. Interdit hors cadre dédié et analyse d'impact | Passer à la question 3 |
| 3 | Le compte utilisé est-il un compte professionnel couvert par un contrat de sous-traitance signé par l'entreprise ? | Passer à la question 4 | Stop. Un compte personnel gratuit ne peut pas porter de données clients |
| 4 | La finalité poursuivie est-elle couverte par une base légale déjà inscrite au registre des traitements ? | Autorisé, avec minimisation | Pseudonymiser d'abord, ou demander l'ajout au registre |
Dans la pratique, plus de la moitié des cas s'arrêtent à la question 3. Ce n'est pas le choix du fournisseur qui bloque : c'est le fait que le salarié utilise un compte gratuit ouvert avec son adresse personnelle. Le plan tarifaire change davantage l'analyse juridique que le nom du fournisseur.
Le contresens n°1 : « ils n'entraînent pas sur mes données »
C'est la phrase que tout le monde répète, et elle ne répond qu'à un quart de la question. « Ne pas entraîner » et « ne pas conserver » sont deux engagements distincts, portés par des clauses différentes, avec des durées différentes.
Le RGPD n'interdit pas l'usage de l'IA. Il exige que l'on sache quelles données entrent, pourquoi, pour combien de temps, et qui peut y accéder. Un engagement de non-entraînement ne répond à aucune de ces quatre questions.
Un fournisseur peut parfaitement s'engager à ne pas réutiliser vos contenus pour améliorer ses modèles et conserver ces mêmes contenus plusieurs semaines à des fins de sécurité, de lutte contre les abus ou de support technique. Les deux affirmations sont compatibles. Elles ne se remplacent pas.
Les 6 clauses à vérifier dans le contrat, et la formulation qui doit alerter
| Clause à trouver | Ce qu'elle doit dire | Formulation qui doit alerter |
|---|---|---|
| Qualification des parties | Le fournisseur agit en sous-traitant (art. 28 RGPD) pour les contenus que vous soumettez | « responsable conjoint » sans répartition écrite des rôles |
| Entraînement | Exclusion explicite des contenus soumis de tout entraînement de modèle | « sauf si vous y consentez » couplé à une option activée par défaut |
| Rétention | Durée chiffrée de conservation des requêtes et réponses, et procédure de suppression | « pendant la durée nécessaire » sans nombre de jours |
| Sous-traitance ultérieure | Liste des sous-traitants et préavis avant tout ajout | Aucune liste, ou liste « susceptible d'évoluer sans notification » |
| Localisation et transferts | Lieu d'hébergement et mécanisme de transfert hors UE (art. 44 à 49) | « infrastructure mondiale » sans mention de garanties |
| Accès humain | Conditions dans lesquelles un humain du fournisseur peut lire vos contenus | Clause absente : c'est souvent qu'il y en a un |
Si votre contrat ne contient pas les six, vous n'avez pas de problème juridique immédiat, mais vous avez un problème de preuve : en cas de contrôle, c'est à vous de démontrer ce que le fournisseur fait des données, pas à l'autorité de démontrer l'inverse.
Choisir un outil IA compatible avec vos données
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Comparer les outils IA →La pseudonymisation : le geste qui débloque 80 % des cas
La plupart des usages qui font peur n'ont en réalité aucun besoin des identifiants. Reformuler un e-mail commercial, résumer un compte rendu, classer des demandes entrantes, générer une réponse type : dans tous ces cas, le prénom et le nom du client n'apportent rien à la qualité du résultat.
Le réflexe qui règle la majorité des situations tient en trois substitutions faites avant l'envoi :
- Identité → un jeton stable et neutre (
CLIENT_A,CLIENT_B) que vous réinjectez ensuite localement. - Coordonnées (e-mail, téléphone, adresse, IBAN, numéro de dossier) → supprimées purement et simplement : elles ne servent jamais au raisonnement.
- Dates et montants exacts → arrondis ou remplacés par des ordres de grandeur, sauf si le calcul est l'objet même de la demande.
Trois catégories de données, trois régimes
Plutôt qu'une liste interminable, nous classons les données de l'entreprise en trois familles. C'est la grille que nous recommandons d'inscrire dans la charte interne, parce qu'un salarié la retient.
| Famille | Exemples | Règle | Compte requis |
|---|---|---|---|
| Vert — sans donnée personnelle | Textes marketing, documentation publique, code sans secrets, brouillons génériques | Usage libre | Tout compte |
| Orange — donnée personnelle ordinaire | Fiches clients, e-mails reçus, CV, comptes rendus de rendez-vous | Pseudonymiser, puis usage autorisé | Compte professionnel sous contrat uniquement |
| Rouge — donnée sensible ou protégée | Santé, données d'infraction, dossiers en contentieux, secrets d'affaires de tiers, données de mineurs | Interdit hors cadre dédié et analyse d'impact | Aucun outil grand public |
Une règle de trois lignes appliquée vaut mieux qu'une politique de quarante pages ignorée. C'est aussi ce que révèle l'expérience du shadow AI : l'usage non déclaré ne vient presque jamais d'une volonté de contourner, mais d'une absence de règle lisible au moment où la question se pose.
Ce que la conformité IA doit produire comme preuves en 2026
Depuis le 2 août 2026, le règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689) est entré dans sa phase d'application générale, avec des autorités nationales de surveillance opérationnelles et un régime de sanctions activé. Il se superpose au RGPD : ce sont deux textes distincts, avec deux logiques et deux autorités.
| Texte | Ce qu'il protège | Autorité en France | Ce qu'il exige de vous |
|---|---|---|---|
| RGPD | Les personnes dont les données sont traitées | CNIL | Base légale, information, minimisation, registre, durées, transferts |
| Règlement (UE) 2024/1689 | La sûreté et la transparence des systèmes d'IA | Autorités de surveillance du marché | Maîtrise de l'IA par le personnel (art. 4), transparence des contenus générés (art. 50) |
Le point qui échappe le plus souvent : l'article 4 impose un niveau suffisant de maîtrise de l'IA pour le personnel qui utilise ces systèmes, sans seuil d'effectif. Une entreprise de six personnes y est soumise comme un groupe de six mille. Et cette obligation de formation est impossible à documenter si personne ne sait quels outils sont réellement utilisés.
En pratique, un dossier de conformité tenable pour une PME tient en cinq pièces : la charte d'usage signée, la liste des outils autorisés avec leur contrat de sous-traitance, les entrées correspondantes au registre des traitements, la trace de la session de formation, et la procédure d'incident. Rien de plus. Mais rien de moins, parce que ce sont exactement les cinq pièces qu'un contrôle demande.
Questions fréquentes
Peut-on mettre le nom d'un client dans ChatGPT ou un autre assistant IA ?
Techniquement oui, juridiquement cela dépend de trois conditions cumulatives. Il faut d'abord que le compte utilisé soit un compte professionnel couvert par un contrat de sous-traitance signé au titre de l'article 28 du RGPD, ce qui exclut les comptes gratuits ouverts avec une adresse personnelle. Il faut ensuite que la finalité soit couverte par une base légale déjà inscrite au registre des traitements. Il faut enfin que la donnée soit nécessaire au résultat attendu, ce qui est rarement le cas : dans la majorité des usages de rédaction ou de synthèse, remplacer le nom par un jeton neutre ne dégrade pas la qualité de la réponse et supprime l'essentiel du risque.
Le fournisseur de l'IA est-il responsable en cas de fuite de données clients ?
Non, pas à votre place. L'entreprise qui décide d'utiliser un outil d'IA pour traiter des données personnelles en détermine la finalité et les moyens : elle est responsable de traitement au sens du RGPD. Le fournisseur du modèle est au mieux sous-traitant, avec les obligations propres à ce rôle. Une certification, un label ou une mention rassurante dans les conditions générales ne transfèrent aucune responsabilité. En cas de contrôle ou de plainte, c'est à l'entreprise utilisatrice de démontrer la base légale, l'information des personnes concernées, les durées de conservation et l'encadrement des transferts hors Union européenne.
Quelle différence entre « ne pas entraîner sur vos données » et « ne pas conserver vos données » ?
Ce sont deux engagements distincts qui figurent dans des clauses différentes du contrat. Le non-entraînement signifie que vos contenus ne serviront pas à améliorer les modèles du fournisseur. La non-conservation signifie que ces contenus ne sont pas stockés au-delà du temps de traitement. Un fournisseur peut parfaitement s'engager sur le premier point tout en conservant les requêtes plusieurs semaines à des fins de sécurité, de lutte contre les abus ou de support. Les deux affirmations sont compatibles entre elles. Pour la conformité, c'est la durée de conservation chiffrée qui compte, pas la promesse de non-entraînement.
La pseudonymisation suffit-elle à sortir du RGPD ?
Non. Une donnée pseudonymisée reste une donnée personnelle au sens du RGPD, parce qu'elle peut être rattachée à une personne au moyen d'informations conservées séparément. Elle réduit fortement le risque et facilite la démonstration de minimisation, mais elle ne fait pas sortir le traitement du champ du règlement. Seule l'anonymisation, c'est-à-dire l'impossibilité raisonnable de réidentifier, produit cet effet, et le Comité européen de la protection des données a rappelé dans son avis 28/2024 du 17 décembre 2024 qu'elle s'apprécie au cas par cas selon la probabilité concrète de réidentification, pas sur déclaration.
Quelles données ne doivent jamais entrer dans une IA générative grand public ?
Trois familles doivent rester dehors sans cadre dédié et sans analyse d'impact préalable. Les données dites sensibles au sens de l'article 9 du RGPD : santé, opinions politiques ou religieuses, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données biométriques ou génétiques. Les données relatives aux infractions et condamnations, couvertes par l'article 10. Et les données couvertes par un secret opposable, comme les pièces d'un dossier en contentieux, les informations couvertes par le secret des affaires d'un tiers, ou les données concernant des mineurs. Pour ces trois familles, l'arbitrage ne se fait pas au niveau du salarié mais au niveau de la direction, avec le délégué à la protection des données quand il existe.